Datenschutzerklärung

Hinweis: Dieser Text ist ein Entwurf und muss vor dem Live-Gang anwaltlich bzw. durch den Datenschutzbeauftragten geprüft und um die markierten Platzhalter ([…]) ergänzt werden.

1. Verantwortlicher

Ems-Vechte Beratung Steuerberatungsgesellschaft mbH, Bahnhofstraße 3, 49824 Emlichheim, E-Mail: info@evb-kanzlei.de, Telefon: +49 (0) 5943 / 985980. Vertreten durch die Geschäftsführer Norbert Eichhorst und Dr. Richard Gertken. Weitere Angaben siehe Impressum.

2. Datenschutzbeauftragter

[Name und Kontaktdaten des/der Datenschutzbeauftragten, falls bestellt]

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich zur Erbringung unserer Leistungen:

• Personalfragebogen: Erhebung der für die Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderlichen Daten neu eingestellter Beschäftigter und deren Verarbeitung im Auftrag des Arbeitgebers.
• Einkommensteuer-Fragebogen: geführte Erfassung der für die Einkommensteuererklärung erforderlichen Angaben.
• Kennenlerngespräch: Erfassung Ihrer Kontaktdaten und Ihres Anliegens, um mit Ihnen einen Termin für ein kostenloses Erstgespräch zu vereinbaren.
• Missbrauchsschutz: Da die Formulare ohne Anmeldung erreichbar sind, prüfen wir jede Absendung auf automatisierte Massen-Einsendungen (siehe Abschnitt 5).
• Kanzlei-Zugang: Authentifizierung der Mitarbeitenden der Kanzlei, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Protokollierung (Audit-Log).

Das Ausfüllen der Formulare ist freiwillig; ohne die als Pflichtfeld gekennzeichneten Angaben können wir die jeweilige Leistung jedoch nicht erbringen.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/vorvertragliche Maßnahmen), lit. c (rechtliche Verpflichtungen, z. B. steuer- und sozialversicherungsrechtliche Pflichten) sowie lit. f (berechtigtes Interesse an sicherem, funktionsfähigem Betrieb). Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Angaben zur Konfession für die Kirchensteuer, Schwerbehinderung) verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. den einschlägigen steuer- und sozialrechtlichen Vorschriften.

4. Kategorien verarbeiteter Daten

• Stammdaten (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Bankverbindung)
• Steuerliche Merkmale (Steuer-ID, Steuerklasse, Konfession, Sozialversicherungsdaten)
• Beschäftigungsdaten (Tätigkeit, Eintritt, Arbeitszeit)
• Angaben zur Einkommensteuererklärung
• Kontaktdaten und Angaben zum Anliegen beim Kennenlerngespräch
• Konto-/Nutzungsdaten der Kanzlei-Konten (E-Mail, Anmeldungen, Protokolldaten)
• technische Absendedaten: ein aus Ihrer IP-Adresse berechneter, nicht rückrechenbarer Prüfwert zur Begrenzung der Absendehäufigkeit

Über die Formulare werden keine Dateien hochgeladen. Belege und Nachweise reichen Sie wie gewohnt direkt bei uns ein.

5. Hosting und Auftragsverarbeiter

Der Betrieb erfolgt auf Infrastruktur innerhalb der Europäischen Union. Wir setzen folgende Dienstleister auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen (Art. 28 DSGVO) ein:

• Supabase (Datenbank und Authentifizierung) — Region Frankfurt/EU
• Vercel (Hosting/Auslieferung der Anwendung) — Region EU (fra1)
• ALL-INKL.COM / Neue Medien Münnich (E-Mail-Versand über SMTP) — Deutschland
• Cloudflare (Turnstile, Bot-Erkennung beim Absenden der Formulare). Turnstile arbeitet ohne Cookies und ohne Nutzerprofile; verarbeitet werden IP-Adresse und technische Merkmale Ihres Browsers zur Unterscheidung von Mensch und Maschine. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor Missbrauch öffentlich erreichbarer Formulare).
• DATEV eG, soweit Lohndaten im Rahmen der Abrechnung weiterverarbeitet werden

6. Empfänger

Empfänger der Daten sind je nach Formular der beauftragende Arbeitgeber, die Finanzbehörden, DATEV sowie die genannten technischen Auftragsverarbeiter. Eine Übermittlung in Drittländer findet grundsätzlich nicht statt.

7. Speicherdauer

Ihre Formularangaben werden in unserem System gespeichert und zusätzlich per E-Mail an die zuständige Stelle in der Kanzlei übermittelt. Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist bzw. gesetzliche Aufbewahrungsfristen (insbesondere aus AO und HGB, regelmäßig 6 bis 10 Jahre) dies vorschreiben. Anfragen zum Kennenlerngespräch löschen wir, sobald das Anliegen erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht. Die technischen Absendedaten des Missbrauchsschutzes werden nach 24 Stunden entfernt.

Die PDF-Zusammenfassung, die Sie nach dem Absenden herunterladen können, ist ausschließlich für Ihre eigenen Unterlagen bestimmt — eine zusätzliche Übersendung an uns ist nicht erforderlich.

8. Cookies und lokale Speicherung

Beim Ausfüllen der öffentlichen Formulare setzen wir keine Cookies. Für die Anmeldung am Kanzlei-Backend werden ausschließlich technisch notwendige Cookies zur Sitzungsverwaltung verwendet. Es findet kein Tracking und keine Werbung statt. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, etwa der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.

11. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS). Eingegangene Formulardaten sind ausschließlich für angemeldete Kanzlei-Konten einsehbar, die zusätzlich eine Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren können; der Zugriff ist durch rollenbasierte Berechtigungen (Row-Level-Security) auf das Notwendige beschränkt. Der Link zur PDF-Zusammenfassung ist kryptografisch signiert und lässt sich nicht durch Ausprobieren von Referenznummern erraten.